Une lettre est un document personnel et formel souvent utilisé pour communiquer des messages, des demandes ou d’autres informations qui nécessitent un format plus professionnel qu’un courriel. Écrire une lettre de qualité est donc important afin d’obtenir les meilleurs résultats.
Commencez par le bon format
La première chose à faire lorsque vous commencez à écrire une lettre est d’utiliser la mise en page correcte. Une lettre standard se compose généralement de cinq parties : l’en-tête, l’expéditeur, le destinataire, le corps de la lettre et la signature. Commencez toujours par mettre en place votre page et assurez-vous que toutes les informations requises sont comprises et complétées.
L’en-tête
L’en-tête est situé en haut de votre lettre et doit comprendre votre adresse et la date. Veillez à inclure vos coordonnées complètes et à les aligner avec le format approprié. Un en-tête peut être aussi simple qu’une seule ligne (la date), ou il peut prendre jusqu’à trois lignes si vous souhaitez inclure votre numéro de téléphone.
Expéditeur et Destinataire
Une fois que vous avez mis en place l’en-tête, vous pouvez passer à l’information du destinataire. L’expéditeur est le nom, l’adresse et les coordonnées complètes de la personne qui écrit la lettre, et le destinataire est le nom, l’adresse et les coordonnées complètes de la personne à qui la lettre est adressée. Cette information doit être clairement indiquée à la fin de l’en-tête, sans quoi elle ne sera pas prise en compte.
Le corps de la lettre
Une fois que vous avez mis en place l’en-tête et les informations de contact, vous pouvez passer à l’écriture du corps de la lettre. Utilisez un ton poli et professionnel, et assurez-vous de garder votre message court et concis. Les lettres officielles devraient généralement faire moins de 2 pages et devraient être divisées en paragraphes courts et faciles à lire. Vous pouvez commencer votre lettre en disant « Cher… » ou « Très cher… », suivi du nom du destinataire.
Pour bien effectuer votre lettre et montrer votre respect envers le destinataire, veillez à utiliser la bonne politesse. Par exemple, évitez d’employer des mots grossiers ou offensants et essayez de rester positif et poli. N’utilisez pas trop de phrases négatives ou de déclarations sarcastiques car elles risqueraient de blesser la personne à qui la lettre est adressée.
La Signature
Enfin, la signature est très importante dans une lettre professionnelle. Vous devriez toujours terminer votre lettre par votre propre signature et la phrase « Cordialement » ou un autre salutation poli. Assurez-vous que votre signature est toujours lisible et nette pour que le destinataire puisse voir clairement qui lui a envoyé la lettre.
Écrire une lettre est une tâche assez simple, mais elle peut sembler plus difficile que ce qu’elle est réellement. En appliquant les conseils et astuces mentionnés ci-dessus, vous devriez être en mesure de créer facilement une lettre de qualité qui reflète votre professionalisme et votre respect pour le destinataire. Assurez-vous de toujours suivre les règles fondamentales et de vérifier attentivement votre lettre avant de l’envoyer.